با پيشرفت و استفاده از علوم و تکنولوژی های روز در بخش آرشیو الکترونیکی، نياز به وجود نرم افزارهايی در اين زمينه که بر اساس استانداردهای روز طراحی و اجرا شده باشد، کاملا احساس می شود. در همين راستا شرکت سامانه پردازان پدیدار با همکاری دانشگاه صنعتی مالک اشتر، اقدام به طراحی و اجرای سامانه هوشمند مدیریت مستندات سازمانی نموده است. وظیفه اصلی یک نرم افزار آرشیو اسناد، نگهداری، دسته بندی و در اختیار قراردهی کلیه اسناد موجود در یک سازمان می باشد. منظور از سند هر اطلاعات ذی قیمتی است که به هر شکل ممکن است در اختیار سازمان قرار گرفته باشد. باید توجه داشت که اطلاعات و اسناد می بایست بر اساس مجوزهای رسمی سازمان در اختیار افراد ذینفع قرار گیرد بدین جهت رعایت اصول محرمانگی در واگذاری اطلاعات و اسناد به افراد از دیگر محورهای کلیدی یک سیستم آرشیو اسناد می باشد.
سازمانها جهت انجام فعاليتها، تبادل با محيط و تامين قابليت پاسخگويي، ناگزير به ايجاد، نگهداشت و استفاده از مدارك معتبر، قابل اطمينان و همچنين حفظ امنيت آنها در طول حیات سازمان، هستند. بدين ترتيب بكارگيري سامانه ای هوشمند كه كليه فعاليتهاي مربوط به اسناد و مدارك را بطور ساختاریافته پوشش داده و بتواند نقطه قابل اتكائي در تامين نيازهاي اطلاعاتي بخشهاي مختلف سازمان باشد ضروري به نظر مي رسد. نگهدارى و طبقه بندى دانش سازمانى، صرفه جويي در حجم كاغذ مصرفى درون سازماني، كاهش مراجعات ارباب رجوع، پيگيري مكانيزه، كاهش حجم بايگاني فيزيكى، افزايش سرعت دسترسي به سوابق و پرونده ها، سرعت بخشيدن به كارهاي روزمره و ...از جمله دلایل ایجاد سامانه هوشمند آرشیو الکترونیکی است.
نگهداری، دسترسی و حفظ امنیت اسناد و پرونده های کاغذی یکی از مشکلات جاری هر سازمان و گستردگی آن به اندازه وسعت سازمان است. سامانه هوشمند مدیریت اسناد پدیدار در راستای رفع این مشکل و کمک به مدیران سازمان ها و دانشگاه ها طراحی شده است. کاهش هزینه های مرتبط و سایر مشکلات نظیر فضای مورد نیاز برای نگهداری اسناد، سرعت و سهولت در دسترسی به اسناد، حفظ امنیت سندها و امکان دسترسی چندین نفر بصورت همزمان به محتوای یک پرونده یا سند ،از جمله اهداف طراحی و پیاده سازی این سیستم می باشد. سامانه هوشمند مدیریت اسناد پدیدار کاملا مبتنی بر وب، سرویس گرا و کاربرپسند طراحی شده به نحوی که تمامی اطلاعات مورد نیاز کاربران سامانه به سرعت و در یک صفحه به شکل زیبایی در اختیار وی قرار گرفته است . علاوه بر این در این سامانه ضمن امکان مدیریت چندین بایگانی بصورت همزمان با توجه به پیاده سازی قابلیت مدیریت دسترسی ها و حیطه بندی های افراد به پرونده‌ها، انعطاف‌پذیری سیستم برای مدیریت هوشمند و آرشیو الکترونیک انواع اسناد و مدارک ایجاد شده با تعریف سطوح دسترسی کاملا متفاوت را فراهم می سازد
از مهمترین ویژگیهای این سامانه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
امکان آرشیو الکترونیکی و هوشمند اسناد، مدارک، پرونده ها، کتب، نسخ خطی، تصاویر، نقشه ها، لوح های فشرده در سرفصلهای سلسله مراتبی
امکان ایجاد مدیریت دسترسی کاربران به تعداد صفحات مختلف یک سند، کتاب، پایان نامه و .... بر اساس دسترسی های تعریف شده در گروه
امکان آرشیو فیلم ها و صوت های موجود بر روی یک لوح فشرده به تفکیک Track و یا مدت زمان
پشيبانی از سيستم های شناسايی الکترونيکی (بارکد، RFID، کارت هوشمند و...)
امکان ثبت بیش از 500 فیلد اطلاعاتی برای هریک از مواد آرشیوی و جستجوی پیشرفته بر روی هریک
امکان ایجاد کتابحانه های مختلف الکترونیکی، پادکست و...
سیستم سطوح دسترسی پیشرفته به منظور کنترل دسترسی به مواد آرشیوی
پشتیبانی از آرشیو اطلاعات بر روی سیستم های پیشرفته ذخیره اطلاعات
قابليت تعريف انواع پرونده‌هاي موجود در سازمان مانند پرسنلي، حقوقي، تسهيلاتي، دارایی های دانشی و ...
تعيين عمر اسناد و قابليت اخذ گزارشات امحاء
تعيين وضعيت اسناد بر حسب جاري، نيمه راكد، راكد و امحايي بصورت هوشمند
تعريف طبقه‌بندي عمر اسناد طبق استانداردهاي سازمان ملي اسناد كشور
مدیریت محتوی اسناد و نگهداری آنان با ساختار Pdf
قابلیت جداسازی صفحات فایل Pdf و ایجاد نسخه جدید با توجه به سطح دسترسی فرد به انواع اسناد موجود در فایل
امکان تعریف گروههای دسترسی متفاوت به اسنادی مانند پایان نامه. بطور مثال افراد در گروههای متفاوت بتوانند تعداد صفحات مشخصی از هر سند را رویت یا دانلود نمایند.
امکان ایجاد دسترسی های فقط دیدنی به افراد و عدم امکان دانلود یا پرینت در این حالت
امکان تعریف اسناد الزامی در یک پرونده و شناسایی اتوماتیک پرونده های ناقص و یا دارای کسری مدرک
وجود دقت و سرعت جستجوی بسیار بالا
امکان اتصال به تمامی سامانه ها با استفاده از تکنولوژی سرویس گرایی
امکان حیطه بندی دسترسی به اطلاعات سازمانی بر اساس پست سازمانی افراد
· کاملا مبتنی بر وب و با قابلیت دسترسی سریع، آسان و کنترل شده به محتوای پرونده ها و اسناد در هر لحظه و هرمکان
· امکان دسترسی همزمان افراد به یک پرونده و سند
· امکان دسته بندی یک سند در سرفصل های مختلف
· امکان تعریف کارتابل برای افراد
· امکان ایجاد دسترسی افزودن و یا برداشتن برخی اسناد مانند فیش حقوقی، احکام استخدامی، مدارک هویتی توسط کاربران و صاحبان سند
· امکان مدیریت هوشمند، سریع و آسان نواقص پرونده‌های پرسنلی
· امکان ایجاد چندین بایگانی سازمانی
· امکان ایجاد دسترسی‌های فقط خواندنی برای برخی کاربران سامانه
· امکان افزودن همزمان یک سند به پرونده گروهی از کاربران
· امکان پرینت یا نمایش سندی خاص از پرونده تمامی کاربران یا گروههای کاربری مشخص شده
