امروزه عواملي چون بزرگ شدن سازمانها، پيچيدگي ساختار و فعاليتهاي آنها، افزايش متغيرهاي محيطي تاثيرگذار و... مديران را ناگزير كرده است. براي انجام بهتر وظايف و اداره موثر سازمان، از ساير اعضا كمك بگيرند. بدين‌منظور، مديران معمولاً جلساتي را تشكيل مي‌دهند و با همفكري و تعامل درمورد موضوعهاي مطرح شده به تبادل اطلاعات مي‌پردازند يا تصميماتي را به صورت گروهي اتخاذ مي‌كنند. تشكيل جلسات نه تنها منجر به تبادل اطلاعات و اتخاذ تصميمات مطلوب مي‌شود بلكه تا اندازه زيادي به بهبود ارتباطات و درك متقابل واحدها از همديگر نيز كمك مي‌كند. البته موارد مذكور در صورتي صادق است كه جلسات نيز همانند ساير فعاليتهاي سازماني از مديريت مناسب برخوردار باشد وگرنه تشكيل جلسات نه تنها به بهبود كارايي و كارآمدي سازمان كمك نخواهدكرد بلكه خود موجب اتلاف منابع و ايجاد تضادهاي درون سازماني خواهد شد.
سامانه جامع مدیریت جلسات پدیدار، دارای تمامی فرآیندهای اطلاعاتی و مدیریتی جلسات و متناسب با روال اداری کشور، تحت وب و با امکان شرکت در جلسات از هر مکانی می باشد. کاربران با استفاده از این سامانه به برنامه ریزی، اطلاع رسانی، پیگیری و مدیریت جلسات میپردازند. در این سامانه علاوه بر امکان حضور در جلسات بصورت ویدئو کنفرانس، کلیه مراحل یک جلسه را نیز از برنامه ریزی اولیه تا ثبت و پیگیری مصوبه ها و بایگانی جلسات به صورت سیستمی و مدون ثبت، ذخیره سازی و مدیریت مینماید.
بهترین روش مدیریت جلسات چگونه است؟ معمولا، در سازمانهایی که جلسات بصورت هدفمند برگزار می شوند، فرد یا افرادی مسئولیت برگزاری و هماهنگی این جلسات را بر عهده دارند. ولی از آنجا که این افراد، این وظیفه را در کنار سایر وظایف خود بر عهده دارند، غالباً این امر برای آنها با مشکلاتی همراه بوده و وقت زیادی از این افراد صرف انجام امور مربوط به جلسه میشود.
ساده ترین روش مدیریت مصوبات و پیگیری های آن چگونه است؟ معمولا، در جلسات برگزار شده، مصوباتی تصویب می شود که نیاز به پیگیری و اجرا دارد و پس از اجرا نتیجه به اطلاع تاییدکنندگان مصوبه برسد. ولی از آنجایی که این مصویات بصورت کاغذی و دستی و غیرمتمرکز هستند، مشکلاتی در نحوه اجرا مصوبه همراه می شود و وقت زیادی را از پیگیری کنندگان جلسه می گیرد. استفاده از یک سامانه نرم افزاری که به صورت کاربردی، تمامی مراحل یک جلسه، از هماهنگیهای قبل از تشکیل جلسه تا پیگیریهای نتایج جلسه و ارائه گزارشات مربوطه را در برداشته و مکانیزه نماید، میتواند نقش ارزنده ای در تسهیل مدیریت جلسات داشته باشد.
از مهمترین ویژگیهای این سامانه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- امکان تعریف و مدیریت همزمان چندین جلسه
- امکان ثبت و تعیین دبیر، مدیر، اعضاء و مدعوین جلسه
- امکان تعریف کارگروه و گروه های تخصصی ذیل کارگروه
- امکان اطلاع رسانی به مسئولین دفاتر افراد درخصوص برنامه جلسات فرد
- امکان تعریف شرح وظایف برای هر کارگروهها و گروههای تخصصی
- امکان تعریف دستورات جلسه به تفکیک برای هر کارگروه و یا گروه تخصصی و یا جلسه
- امکان ارسال دستورات جلسه برای دبیر و رئیس جلسه
- امکان انجام نظر خواهی دبیر جلسه از پیشنهاد دهندگان دستورات جلسه و اخذ تاییدیه دستور جلسه از رئیس جلسه
- چک کردن کاملا خودکار تقویم کاری اعضا و نمایش تداخالت زمانی و هشدار در زمان ثبت جلسه
- چک کردن کاملا خودکار تقویم سالن برگزاری جلسه بابت رزرو و نمایش تداخالت زمانی
- تولید و ارسال اتوماتیک فرم های دعوتنامه برای کلیه اعضاء جلسه
- امکان اعمال تنظیمات اطلاع رسانی و یاددآوری از طریق اس ام اس و ایمیل به مخاطبین جلسه
- امکان لغو جلسه و اطلاع رسانی به اعضا به صورت کاملا خودکار از طریق ایمیل و اس ام اس
- امکان ثبت و اسکن انواع فایل های ضمیمه مربوط به جلسه
- تولید و ارجاع صورتجلسه به صورت اتوماتیک در صورت نهایی شدن جلسه
- ثبت مصوبات جلسه و تعیین افراد مجری و مهلت انجام آن ها
- ارسال مصوبات برای مجریان تعیین شده هر فعالیت
- امکان تعریف چندین اقدام کننده برای هر مصوبه
- ارسال اقدامات به اقدام کنندگان تعیین شده به صورت اتوماتیک
- قابلیت پیگیری اقدامات ارسالی به اقدام کنندگان توسط مجری مصوبه و دبیر جلسه
- قابلیت پیگیری وضعیت مصوبه از مجری آن توسط دبیر جلسه
- امکان رویت روند پیشرفت یک فعالیت تعیین شده
- امکان نمایش مصوبات معوقه به تفکیک کارگروه و گروه تخصصی در زمان تشکیل جلسه جدید
- امکان دریافت گزارش از وضعیت پیشرفت مصوبات
- ایجاد لیست پیگیری های اقدامات مصوب شده در جلسات
- ایجاد گزارشات کامل و کاربردی از تمامی مراحل اجرای مصوبات
